Meer dan 1,5 miljoen organisaties in Nederland hebben te maken met de verplichting om hun ‘Ultimate Beneficial Owners’ (UBO’s) te registreren bij het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KvK). Sinds 27 september 2020 moeten onder meer bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen hun uiteindelijk belanghebbenden inschrijven. Maar wat houdt het precies in, en waarom is het relevant voor jouw bedrijf?

Wat betekent UBO eigenlijk?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ – oftewel: de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming. Dit zijn de natuurlijke personen die de uiteindelijke zeggenschap hebben of een significant economisch belang in een organisatie bezitten. Denk bijvoorbeeld aan iemand die meer dan 25% van de aandelen houdt.

Waarom bestaat het UBO-register?

De invoering van het UBO-register is onderdeel van Europese en Nederlandse wetgeving om witwaspraktijken, belastingontduiking en financiering van terrorisme beter te kunnen bestrijden. Transparantie over wie er achter juridische entiteiten schuilgaan is essentieel. Volgens de Europese Commissie worden er jaarlijks miljarden euro’s witgewassen binnen de EU, wat directe gevolgen heeft voor onze economie en veiligheid (Europese Commissie).

De voordelen van het UBO-register voor het MKB

Hoewel registratie soms als een extra administratieve handeling wordt ervaren, biedt het bijhouden van een up-to-date UBO-register duidelijke voordelen voor ondernemers. Hieronder lees je waarom.

1. Grotere transparantie en betrouwbaarheid

Door UBO’s te registreren bij de KvK, vergroot je de transparantie en betrouwbaarheid van je onderneming. Banken, investeerders en zakenpartners kunnen eenvoudig vaststellen wie er daadwerkelijk zeggenschap hebben. Dit bevordert het vertrouwen in het MKB en maakt samenwerking gemakkelijker. Informeer jezelf bijvoorbeeld verder over besloten vennootschap en de bijbehorende verplichtingen en voordelen.

2. Minder risico op fraude en witwassen

Regelmatige controle van de UBO-gegevens helpt frauduleuze praktijken voorkomen. Je laat zien dat jouw bedrijf integer en compliant werkt, wat belangrijk is in een tijd waarin toezicht op financiële integriteit steeds strikter wordt.

3. Snellere zakelijke transacties

Bedrijven die hun UBO-registratie op orde hebben, kunnen sneller door KYC-processen (Know Your Customer) komen bij banken en andere partijen. Volgens de KVK speelt een up-to-date register een belangrijke rol bij bancaire diensten en financieringsaanvragen.

4. Voorkom boetes en sancties

Niet tijdig of onjuist registreren kan leiden tot boetes tot wel €22.500, of zelfs strafrechtelijke maatregelen (KVK: UBO-verplichting en boetes). Een correcte UBO-registratie voorkomt onaangename verrassingen en juridische complicaties.

Voor wie geldt de UBO-registratieplicht?

De registratieplicht geldt voor een breed scala aan organisaties, zoals besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), stichtingen, verenigingen, coöperaties en meer. Eenmanszaken zijn hiervan uitgezonderd. Het is belangrijk om regelmatig te checken of je organisatie verplicht is om UBO’s te registreren en of de gegevens nog actueel zijn. Meer informatie voor zzp en eenmanszaken vind je hier.

Veelgemaakte misvattingen over het UBO-register

• “”Het UBO-register is alleen voor grote bedrijven””: Ook kleinschalige bv’s, verenigingen of stichtingen moeten hun UBO’s registreren.
• “”UBO-registratie is een eenmalige actie””: Je bent verplicht om wijzigingen in de eigendomsstructuur direct door te geven.
• “”Het gaat om privéinformatie die openbaar wordt””: Alleen een zeer beperkt deel van de UBO-gegevens is openbaar, het grootste deel is alleen toegankelijk voor bevoegde instanties zoals de Belastingdienst.

Zo regel je snel en eenvoudig je UBO-registratie

Voor veel ondernemers voelt het bijwerken of registreren van UBO’s als een extra last. Toch hoeft het niet ingewikkeld te zijn, zeker als je naar praktische oplossingen kijkt. Door zaken samen te vatten, is het volgende stappenplan handig:

• Bepaal wie binnen jouw organisatie als UBO aangemerkt moet worden
• Verzamel de benodigde persoonsgegevens en het bewijs van het belang
• Laat de registratie uitvoeren via het UBO-portaal van de KvK of via een gemachtigde partij
• Houd wijzigingen in structuur of eigendom bij en voer die tijdig door

Praktische tip:

Werk je samen met een ervaren administratiepartner zoals BIA Finance? Dan weet je zeker dat je UBO-registratie altijd up-to-date en compliant is. Zij kennen de wetgeving en nemen je het werk uit handen, zodat jij je kunt richten op ondernemen. Wil je meer weten over het team of dienstverlening? Kijk dan op onze over ons pagina.

Conclusie: Investeer in een sterke basis van vertrouwen

Door het UBO-register toe te passen zoals het bedoeld is, bouw je aan vertrouwen bij klanten en partners. Transparantie en compliance zijn essentieel voor duurzaam zakelijk succes. Het registreren van je UBO’s via de KvK zorgt dat je aan wettelijke verplichtingen voldoet, risico’s beperkt en gemakkelijker zaken doet.

Start zorgeloos met je UBO-registratie via BIA Finance

Kies voor zekerheid en gemak: laat jouw administratie en UBO-registratie verzorgen door BIA Finance, dé administratiepartner voor het MKB. Hun deskundige team zorgt voor een soepele, correcte registratie en ondersteunt je bij alle fiscale en administratieve verplichtingen. Neem vandaag nog contact op en ervaar hoe makkelijk eerlijk en compliant ondernemen kan zijn!